Ti ritrovi sempre a fare le bozze per il cliente la sera prima del tatuaggio?
Ti ritrovi a disegnare alla sera alle 11 il tatuaggio che devi fare domani?
Forse può esserti utile questo articolo sulla procrastinazione e gestione del tempo!
Dovresti fare delle cose importanti ma ti ritrovi su YouTube a guardare il video di un indigeno che costruisce una piscina sotterranea in un bosco?
Sei sempre in ritardo?
Non riesci mai a preparare in tempo le bozze al cliente?
Avresti mille cose da fare ma poi ti ritrovi a perdere ore davanti al telefonino sui social?
Finisci tardi di tatuare e sei troppo stanco persino per spreparare il il banchetto?
Accumuli mail di richieste di preventivo e poi perdi ore a rispondere a tutti?
Intanto benvenuto..
la prima consolazione è che non sei il solo.
La seconda consolazione è che si può guarire.
In questo articolo tenterò di darti qualche consiglio e qualche strategia PRATICA che, se attuato, potrà migliorare veramente la tua produttività.
Prima di cominciare devi sapere che la produttività e la lotta alla procrastinazione sono temi di studio da parte della comunità scientifica e fanno parte del percorso di chiunque voglia migliorarsi nella vita o nel lavoro.
Il tema della “gestione del tempo” è sterminato.
Sono stati fatti degli studi e si stima che:
• In 8 ore di lavoro, un lavoratore medio, lavora “effettivamente” (cioè producendo davvero), in media meno di un’ora al giorno.
• Mediamente le persone passino dalle 2 alle 4 ore al giorno sui social.
• Controlliamo il nostro smartphone in media più di 150 volte al giorno.
Questi 3 dati ti dovrebbero già far capire molte cose…
Per quanto sia difficile da digerire, il fatto che ci sentiamo sopraffatti dal tempo e dalle cose da fare,
non è perché ci manca del tempo,
ma è perché gestiamo male quello che abbiamo.
Il tempo è la cosa più democratica che ci sia sulla terra.
Se c’è un elemento che accomuna tutti gli esseri umani è il tempo che abbiamo a disposizione durante una giornata.
Che tu sia Elon Musk oppure la signora “Angela” che dice #noncenecoviddi, non fa differenza.
Ogni persona ha a disposizione 24 ore al giorno.
Com’è possibile che ci sono imprenditori come Richard Branson che trovano il tempo di gestire 400 società?
Elon Musk che gestisce Tesla, Space X e Neuralink assieme,
Bazos che gestisce qualche migliaia di collaboratori e dipendenti.
E senza andare distante moltissimi imprenditori, anche Italiani, che gestiscono più attività ed hanno anche il tempo di meditare,
uscire a fare jogging, fare palestra, andare a egli eventi, prendersi cura del proprio aspetto fisico..
...quando tu fai fatica a trovare il tempo per fare la spesa e “far pisciare il cane”?
Uno dei primi errori sta nel fatto che stimiamo male il tempo che abbiamo a disposizione:
Erroneamente si pensa che un tatuatore stia lavorando solo mentre è seduto a tatuare.
La cosa peggiore è che, non solo la clientela, ma anche la maggior parte dei “tatuatori” ne siano convinti.
Che tu sia un freelance o che abbia uno studio tuo dovresti sapere che non stai lavorando solo quando tatui..
Il lavoro di un tatuatore consiste anche nel:
• Disegnare, studiare, migliorare la propria tecnica.
• Preparare le bozze al cliente, fare le correzioni.
• Preparazione del calco.
• Pensare.. Produrre nuove idee e tavole da proporre.
• Rispondere ai messaggi mail e social.
• Fare preventivi.
• Preparazione della postazione di lavoro.
• Disinfezione.
• Inventario del magazzino o del materiale che ci manca.
• Fare gli ordini materialmente.
• Gestire l’agenda, dare appuntamenti, fare spostamenti su agenda.
• Gestione dei social e pubblicazione di foto al fine di pubblicizzarti.
• Gestire la parte legale e finanziaria della tua partita IVA, che va dal fare materialmente le fatture, al dedicare tempo per andare dal commercialista.
• Spostamento per andare sul luogo dove lavori (a meno che tu non abbia il teletrasporto stai impiegando del tempo che devi calcolare).
Innanzitutto c’è un concetto base da chiarire subito:
Il tempo è impossibile da gestire,
puoi solo gestire te stesso e le tue azioni nel tempo che hai a disposizione.
E questo è un concetto che dovrebbe farti fare il primo cambio di prospettiva.
Secondo concetto importante:
È impossibile venirne fuori se non impari a calcolare e pianificare prima.
È assurdo che la maggior parte delle persone viva senza una lista di cose da fare.
Se non pianifichi prima, rischi di alzarti al mattino, trovarti pieno di cose da fare, e non sapendo quale fare per prima va a finire che non ne fai neanche una..
Un po’ come quando sei su netflix e ti trovi davanti centinaia di serie e perdi due ore per scegliere quale guardare.
Ecco la ricetta per migliorare:
1. La motivazione
2. Pianifica in anticipo.
3. Lavora a blocchi di tempo.
4. Elimina le distrazioni.
5. Comincia (per gradi).
6. Delega.
7. Impara a dire di NO.
1 - La motivazione
Può capitare che perdiamo tempo e procrastiniamo perché in realtà non abbiamo bene chiaro il perché dovremo fare una determinata cosa.
Ricordati che procrastinare è solo una reazione naturale umana per avere un sollievo momentaneo.
La procrastinazione al contrario di quel che si pensa non è il problema, ma il sintomo di altre difficoltà e disorganizzazione.
Procrastiniamo per ridurre lo stress, così facendo otteniamo un sollievo temporaneo, per poi sentirci ancora peggio.
L’antidoto è avere una forte motivazione sempre ben chiara.
Per iniziare a sbloccare questa situazione la prima cosa da fare è capire cosa riuscirai a realizzare se la smetti di perdere tempo e porti a termine i compiti che devi svolgere.
Devi sempre avere chiaro il tuo obiettivo o scopo finale.
Che sia questo guadagnare più soldi a fine mese,
avere più tempo libero per i tuoi figli o la tua famiglia,
finire prima la sera per andare a fare la tua attività sportiva preferita,
avere più tempo per un tuo hobby..
Datti una motivazione forte per portare a termine il compito.
2 - Le basi della pianificazione
Se non vuoi incominciare impreparato è necessario avere un piano.
Dedica una decina di minuti la sera prima di andare a dormire per pianificare la giornata del giorno successivo, in questo modo, quando ti alzi, non dovrai perdere tempo per capire o scegliere che cosa devi fare, ma dovrai semplicemente seguire il tuo piano.
• To do list.
Il primo passo è scrivere una lista delle cose da fare.
Andrai a depennare ogni compito svolto mano a mano.
• Focus list.
Il secondo passo è prendere da quella lista le cose più importanti,
quelle che devi fare a tutti i costi entro fine giornata e che possibilmente diano un risultato concreto,
avrai creato così una mini lista che va dalle 3 alle 5 priorità su cui metterai il tuo focus.
• Time slot list.
Uno degli errori più gravi che fanno le persone quando pianificano e non stabilire un limite di tempo.
Se non lo fai rischi di cominciare un attività e poi farti trascinare perdendo di vista le altre cose da fare.
Per ogni attività devi stimare un orario di inizio e uno di fine,
non solo questo ti aiuterà a capire meglio ed in modo più realistico come dividere la giornata,
ma ti darà anche un altro beneficio:
il tuo cervello sapendo che dovrà finire un compito entro un determinato orario, farà di tutto per farlo e divagherà di meno.
3 - Lavora a blocchi di tempo.
L’essere umano fa fatica a rimanere concentrato per molte ore di fila, per evitare di sovraccaricare ed essere meno produttivo, bisogna lavorare a blocchi di tempo.
Devi scegliere tu il tuo tempo, il consiglio è di cominciare con blocchi di 30 minuti consecutivi di lavoro, 5 minuti di pausa, altri 30 di lavoro e così via.
L’obiettivo è dare il massimo senza distrarti nel blocco di tempo che hai stabilito, saranno i tuoi blocchi di superfocus.
Usa un timer, è essenziale.
Attenzione, la qualità delle pause è fondamentale..
Non lavorare in quei 5 o 10 minuti che hai stabilito.
Fai qualsiasi cosa per svagarti, prenditi un caffè, esci a prendere aria, cerca di non attaccarti al cellulare.
È buona abitudine segnarti e tenere traccia di quanti slot da 30 minuti sei riuscito a completare in una giornata per poterti migliorare. (Se vuoi approfondire questo argomento, cerca su google o su YouTube: “Tecnica del pomodoro”)
4 - Elimina le distrazioni
Come detto in apertura il tuo telefono cellulare è una delle più grandi fonti di distrazione dell’era moderna, devi prendere coscienza e passare ore a scrollare la bacheca di qualsiasi social per vedere la vita degli altri è un immane perdita di tempo che non ti porterà mai da nessuna parte.
Ma non sono solo i Social a poter minare la nostra produttività,
anche tutti i messaggi, WhatsApp, Telegram, Messenger, e chi più ne ha più ne metta..
Come fai ad essere produttivo se vieni interrotto ogni due minuti da una notifica?
Se mentre stai disegnando inizi a rispondere alla chat della palestra, poi a quella degli amici stupidi, poi a quella del fantacalcio…
Attenzione perché le distrazioni non sono solo digitali.
Se sei nel tuo studio, in un ambiente rumoroso, dove la tua shopmanager, i tuoi colleghi o dei clienti ti interrompono ogni momento per un consiglio, un preventivo o semplicemente perché hanno voglia di chiacchierare, la tua attenzione andrà a farsi friggere e con lei anche la tua produttività.
Se è possibile isolati, se non è possibile, metti in chiaro educatamente con le persone presenti che hai bisogno di non essere disturbato.
Ultima cosa, fai una cosa per volta e portala a termine…
Quindi...
• Elimina le notifiche sul cellulare quando lavori.
• Volendo puoi metterlo in modalità Aereo.
• Isolati.
• Di alle persone con cui dividi gli spazi che non vuoi essere interrotto.
• No multitasking.
5 - Comincia!
La fase più critica è sempre cominciare un attività, per questo si tende sempre a rimandare fino all’ultimo momento, per poi renderci conto una volta che abbiamo iniziato che non era poi così difficile o tremendo.
È sempre più difficile uscire di casa per andare in palestra che fare un ora di allenamento una volta che sei li..
È più difficile alzarsi, prendere la matita o il pad e cominciare a disegnare che portare a termine una bozza.
Il segreto sta semplicemente nel cominciare, una volta che hai stabilito che quel compito è da fare, comincia senza pensare razionalmente.
Un piccolo trucco che può sembrare una banalità ma invece non lo è affatto, è fare un conto alla rovescia..
5, 4, 3, 2, 1…. agisci!
Si chiama “la tecnica dei 5 secondi” e ci hanno scritto addirittura un libro se vuoi approfondire.
Un altro segreto è cominciare per gradi.
Non puoi pretendere da un giorno all’altro di passare da super pigro e procrastinatore disorganizzato a robot super efficiente!
Anche qui c’è una letteratura intera che ci viene incontro, ti consiglio il libro “fattore 1%” del bravo psicologo Italiano Luca Mazzucchelli.
Il succo è iniziare a fare una piccola azione al giorno per migliorarci, ogni giorno aggiungere un pezzo in più.
Nel giro di poco tempo, con dei piccoli cambiamenti graduali, andremo a modificare le nostre abitudini senza neanche accorgercene.
6 - Delega
Altro consiglio che sembra banale, ma in realtà può essere una vera svolta perché potrebbe liberarci veramente moltissimo tempo che potremo utilizzare in modo decisamente migliore.
Se fatto nel modo giusto ti libererà veramente tantissimo tempo che non credevi di avere.
Ci sono due motivi per cui si tende a non delegare:
1. Non ci fidiamo degli altri e pensiamo che certe cose dobbiamo farle per forza noi perché le facciamo meglio.
2. Non conosciamo realmente il valore economico del nostro tempo.
La prima è una credenza decisamente falsa, senza contare che spesso non deleghiamo neanche compiti molto banali che possono essere svolti da chiunque, ed il motivo è strettamente legato al secondo problema, cioè che non riconosciamo il valore del nostro tempo e facciamo fatica a delegare o pagare qualcuno che faccia delle cose al posto nostro perché crediamo di sprecare soldi.
Ci sono una marea di attività che svolgi durante la settimana che non valgono letteralmente il tuo tempo.
Ti faccio un esempio:
eseguendo fisicamente 2 ore di tatuaggio tu produci un guadagno che può essere stimato mediamente tra le 150 e 200 euro (ognuno lo adatti ai propri standard, il risultato non cambia).
Credi che sia più saggio andare tu di persona in posta a pagare le bollette e stare 2 ore in coda, oppure è meglio dare 10 0 20 euro ad un altra persona che faccia la coda per te mentre tu stai producendo denaro?
Stessa cosa per le pulizie di casa,
le pulizie dello studio,
andare a fare la spesa,
risolvere casini burocratici,
fare telefonate per spostare appuntamenti,
gestire i social o l’agenda,
andare a lavare la macchina,
ecc, ecc.
Sono sicuro che se analizzi con calma troverai una marea di attività che non valgono il tuo tempo.
7 - Impara a dire di NO
Essere sempre troppo disponibili per quanto possa suonarti sgradevole, purtroppo è controproducente..
Quante volte ti è successo di essere pieno di cose da fare, arriva una persona a cui vuoi bene che ti chiede di fargli un favore e tu gli hai detto di si solo per non deluderla?
Quante volte un tuo amico o cliente ti ha chiesto un appuntamento a breve e tu gli hai detto di si anche se la tua agenda era già imballata?
Quante volte un tuo amico/cliente/parente ti ha chiesto di fargli un disegno e tu hai detto di si pur sapendo perfettamente che non avrai il tempo di farglielo?
Prendere più impegni di quelli che possiamo fisicamente sostenere ci fa letteralmente andare in tilt, ci mette più sotto stress, ci fa fare le cose male e di fretta, nella maggior parte dei casi facciamo brutta figura perché non siamo riusciti a mantenere la parola data.
Avremmo fatto molto più bella figura a rispondere molto educatamente:
“No, ti chiedo scusa ma so che non riuscirei a farlo, quindi ti farei una promessa che non posso mantenere”
È un “NO” educato e ti assicuro che le persone apprezzeranno.
Bene, siamo giunti alla fine.
Hai imparato gli elementi base per sconfiggere la procrastinazione ed essere più produttivo, ricordati che quelle che hai letto sono tutte tecniche efficaci, applicabili da chiunque, ma non ti serviranno a niente se rimarranno solo parole scritte,
alzati e applica!
